Die natürliche Projektplanung nach David Allen

Ich lese gerade Getting Things Done von David Allen. Das mache ich, weil ich es nötig habe, mich auf Arbeit immer besser zu organisieren. Ich mache es natürlich auch, weil mich das Thema für mein Bloggen hier beim Denkpass und bei Imgriff.com interessiert. Damit GTD funktioniert, muss ich alle losen Enden in meinem Kopf los werden – also alle kleinen Aufgaben, Ideen und Projekte aus dem Kopf in ein Sammelmedium übertragen, eine Liste oder ein Programm (ich benutze dafür OmniFocus, aber das nur am Rande).

Meine Erfahrungen im Projekte planen

Auch die Projekte werden also in GTD verwaltet. Um seine Projekte richtig zu planen, empfiehlt David Allen sein System der natürlichen Projektplanung, das sich erheblich von dem unterscheidet, was man uns im Projektmanagement in Wirtschaft und Behörden auftischt. Ich habe in meiner Karriere bei vielen großen und kleinen Projekten teilgenommen – von der Streckensanierung von 180km Bahnstrecke über die Errichtung zweier Müllbehandlungsanlagen bis zum Bau meiner eigenen Wohnung oder der Programmierung unserer Lernsoftware für mein australisches Unternehmen. Wir hatten dort einfachste bis komplexeste Projektpläne – und meine Erfahrung ist, dass die Projekte umso länger dauern, je komplexer die Projektplanungen sind.

Zwar hat beispielsweise die Netzplan-Technik im Bauwesen zu Recht eine große Bedeutung, weil sie sehr gut geeignet ist, Abhängigkeiten und kritische Pfade zu erkennen. Das ist gut für die Projektleiterin, wenn sie sich die Mühe macht, das gesamte Projekt als Netzplan anzulegen UND zu pflegen UND dabei noch die richtigen Annahmen trifft. Das große Problem tritt aber auf, wenn man den Netzplan jemandem vorstellt, der sich bislang mit Netzplantechnik noch nicht auseinander gesetzt hat. Wo sind wir in allen meinen Bauprojekten am Ende immer gelandet? In der LOP, der Liste der Offenen Punkte. Darin sind, wie der Name sagt, alle offenen Punkte aufgelistet – mit Verantwortlichkeit und Zieldatum.

Das entspricht dann schon wieder fast dem Ansatz von Getting Things Done. Und David Allen verspricht, dass sein System der natürlichen Projektplanung viel besser in der Lage ist, Projekte zu planen, als die oben beschriebenen Methoden (die am Ende auch in einer Liste enden). Wie funktioniert also die natürliche Projektplanung nach David Allen?

Das natürliche Planungs-Modell

David Allen empfiehlt, Projekte so zu planen wie wir es normalerweise tun. Denke daran, wie Du vorgehst, wenn Du eine Party organisierst: Du hast einen Grund, diese Feier zu organisieren. Du stellst Dir vor, wie die Feier sein wird. Du überlegst, was Du brauchst, damit es so wird wie Du es Dir vorstellst. Du organisierst Deine Ideen und Aufgaben und Du legst fest, was Du als nächstes tust. Das ist die natürliche Projektplanung! Sie besteht aus 5 Schritten:

  1. Lege Deine Absicht und Deine Prinzipien für das Projekt fest
  2. Stelle Dir vor, wie sich der erfolgreiche Projekt-Abschluss anfühlt
  3. Ziehe ein Brainstorming durch (falls nötig, im Team)
  4. Organisiere Ideen und Aufgaben
  5. Identifiziere Deine nächsten Schritte

Die meisten Probleme in den Projekten, an denen ich teilhabe, treten auf, weil die ersten beiden Punkte nicht beachtet werden. Oft wissen einige Projekt-Teilnehmer nicht oder nur wenig, was genau das Ziel des Projekts ist und wie unsere Prinzipien aussehen. Das führt dann dazu, dass Aktivitäten erzeugt werden, die am Ziel vorbei gehen oder aber nicht dem entsprechen, was wir (meist stillschweigend) vereinbart haben wollten.

Um sowas zu vermeiden, sind folgende Fragen hilfreich:

  • Hast Du das Ziel des Projekts deutlich angesprochen und haben es alle verstanden?
  • Habt ihr euch auf Standards geeinigt, an die ihr euch während des Projekts halten wollt?
  • Hast Du im Brainstorming alle möglichen Ideen angesprochen: z.B. alle Informationen, die fehlen?
  • Hast Du die kritischen Aktionen entdeckt, die dem Projekterfolg entgegen stehen?
  • Ist allen klar, was wer als nächstes zu tun hat?

Ausblick

In einer kleinen Serie werde ich die fünf Schritte der natürlichen Projektplanung nach David Allen einzeln vorstellen. Warum? Ich finde den Ansatz überzeugend. Wenn ich darüber schreibe, beschäftige ich mich so sehr damit, dass ich es hoffentlich blind beherrsche. Und ich finde das Thema interessant, auch für meine Leser.

Nützliche Links:

>> Projektplanung für Jedermann (Imgriff.com)

>> Ähnlicher Ansatz: Das 1X1 der Projektplanung (Labuschin.com)